De uitbraak en verspreiding van het coronavirus (COVID-19) is inmiddels niet meer weg te denken uit het nieuws en ons dagelijks leven. Het is dan ook de verantwoordelijkheid van ieder bedrijf om de nodige preventiemaatregelen toe te passen om de gezondheid van de medewerkers te beschermen. We geven in dit bericht graag mee welke preventiemaatregelen getroffen kunnen worden en lichten toe hoe u uw bedrijfscontinuïteit kan blijven verzekeren. Aarzel niet ons te contacteren bij vragen.
1. Preventiemaatregelen
1.1 Persoonlijke maatregelen
- Was regelmatig de handen, bij voorkeur met zeep en dit gedurende minstens 40 seconden.
- Hou papieren zakdoeken op zak. Gebruik telkens een nieuw papieren zakdoekje en gooi het weg in een, bij voorkeur afsluitbare, vuilnisbak. Heb je geen zakdoekje bij de hand? Hoest of nies dan in de binnenkant van de elleboog.
- Vermijd het aanraken van het gezicht zonder de handen te wassen.
- Hou sociale afstand: blijf op een afstand van minstens 1 meter van iedereen. Geef dus geen handdrukken of sociale kussen meer.
- Vermijd nauw contact met iemand die symptomen van een ademhalingsziekte vertoont, zoals hoesten of niezen.
- Blijf thuis als je je ziek voelt en raadpleeg je huisarts telefonisch.
1.2 Maatregelen op bedrijfsniveau
- Stimuleer thuiswerk maximaal, indien mogelijk.
- Stel afstandswerk met klanten als alternatief voor geplande afspraken voor. Dit kan op verschillende manier georganiseerd worden, nl. via Skype, Microsoft Teams, etc.
- Voor de medewerkers die aanwezig moéten zijn op het bedrijf kunnen volgende maatregelen ingevoerd worden:
o Spreid ochtend – en middagpauzes, d.w.z. zorg ervoor dat niet iedereen samen om 9, 10, 12 of 12u30 pauze neemt, maar spreid ze rond die periodes.
o Extra poetsbeurten: Zorg ervoor dat de werkplekken schoon en hygiënisch zijn. Zo moeten bureaus, tafels, toetsenborden, deurklinken en andere vaak aangeraakte oppervlaktes regelmatig schoongemaakt worden met desinfectiemiddel.
o Informeer bij uw externe dienst voor preventie en bescherming om u de nodige affiches te bezorgen m.b.t. algemene hygiënevoorschriften, zodat deze kunnen uitgehangen worden in het bedrijf.
- Stel niet dringende vergaderingen uit of organiseer deze via conference calls.
- Zijn er fysieke vergaderingen die toch dringend zijn en moeten plaatsvinden, respecteer de hygiëneregels zoals hierboven vermeld. Hou de samenstelling van de groep deelnemers klein.
- Vermijd steeds fysieke vergaderingen met leveranciers, bezoekers, distributeurs of andere externe partners die recentelijk in virusrisicogebieden zijn geweest. U kan bijvoorbeeld een bedrijfsnota uitsturen via e-mail of via uw website waarin duidelijk de te volgen richtlijnen voor derden in vermeld staan.
- Evenementen, groeps- of teamactiviteiten, opleidingen en beursbezoeken worden uitgesteld of verplaatst tot nader order.
- Reizen naar het buitenland voor het werk wordt afgeraden.
2 . Tips om bedrijfscontinuïteit te verzekeren
- Stel een centrale taskforce samen met enkele sleutelfiguren voor een efficiënte opvolging. Zij kunnen bv. iedere middag een halfuur overleg plegen via Skype over de huidige status.
- Bij thuiswerk: Gebruik Skype, Microsoft Teams of telefoon om in contact te blijven met elkaar. Met Skype for Business en Microsoft Teams heeft u de mogelijkheid om uw schermen met elkaar te delen.
Spreek bij thuiswerk goed af met je leidinggevende en je collega’s over de taken en de bereikbaarheid. - Maak een teamverdeling. Zo kan u binnen één afdeling teams creëren van bijvoorbeeld twee medewerkers per team (duo). De twee duo’s kunnen niet fysiek met elkaar in contact komen zolang de maatregelen gelden. Indien iemand binnen één team zou ziek vallen, dan kan het andere team nog altijd de continuïteit garanderen.
- Creëer één centraal meldpunt. Dit kan bijvoorbeeld een algemeen bedrijfsmailadres zijn (QSHE@… , corona@…) waar medewerkers melding kunnen maken van Corona-gerelateerde zaken.
- Hou een aanwezigheidsregister bij, zodat bij een eventuele vaststelling van een besmetting er op een gemakkelijke manier kan afgetoetst worden wie contact heeft gehad met bronpatiënt en eventueel in quarantaine moet geplaatst worden.
- Ontwikkel een Business Continuity Plan. Bij een dergelijke gebeurtenis als de coronacrisis wordt er teruggevallen op dit document. Dit plan heeft betrekking op alle sleutelpersonen, middelen, diensten en activiteiten die nodig zijn om de bedrijfscontinuïteit te garanderen.
- Bijscholing organiseren via e-learning is nu de ideale moment!
- Bekijk eventueel welke kosten op korte termijn stopgezet kunnen worden, bv. uitzendkrachten tijdelijk opschorten, geen nieuwe mensen aanwerven, etc.
Heeft u vragen i.v.m. de te nemen preventiemaatregelen om de verspreiding van het virus aan te pakken in uw bedrijf? Contacteer hierover gerust uw dossierbeheerder!