Van zodra uw onderneming in aanraking komt met het thema ‘werken met derden’ komen hier heel wat extra taken en verantwoordelijkheden bij kijken. Men spreekt van ‘werken met derden’ van zodra u beroep doet op iemand van buitenaf (werknemers van een andere onderneming) om werkzaamheden uit te voeren op uw arbeidsplaats(en). Voorbeelden zijn o.a. het onderhoud van gebouwen, plaatsing van machines, etc.
Aangezien de Welzijnswet verplichtingen oplegt ten aanzien van de opdrachtgever dient u dus op zoek te gaan naar een tool of manier om dit op te volgen. Wij trachten u de basisprincipes mee te geven in fasen en lichten dit toe aan de hand van het beheerssysteem in VARIO.
Fase 1: Voorbereiding
In de eerste fase gaat u op zoek naar een geschikte contractor. U dient in deze keuze ook veiligheid gerelateerde zaken en parameters mee in overweging te nemen. Onderstaande items komen in deze fase aan bod:
-
- Uitsturen intentieverklaring: in dit document geeft de contractor zijn gegevens op en verklaart deze steeds zijn verantwoordelijkheid inzake VGKM-eisen na te leven. In de bijhorende vragenlijst kan de contractor aanduiden of deze in het bezit is van een VCA/ISO-certificaat en dient, indien niet in het bezit van een certificaat, de vragenlijst in te vullen.
- Opvragen & beheren documentatie: De contractor bezorgt u alle veiligheidsdocumentatie, gaande van risicoanalyses tot attesten. In VARIO kan u alle documenten op een gestructureerde wijze opladen in de contractorfiche. Zo krijgt u ook tijdig een herinnering wanneer documenten dreigen te vervallen.
- Inschatting & selectie contractor: Na ontvangst van alle informatie kan u de contractoren beoordelen op basis van hun veiligheidsparameters. Zo kiest u de geschikte én veilige contractor.
Fase 2: Communicatie
Een goede communicatie voor en tijdens de werkzaamheden is van essentieel belang. We geven enkele tips mee:
-
- Organiseer een kick-off meeting of startwerkvergadering voor aanvang van de werken. VARIO zorgt voor een correcte registratie mét handtekeningenlijst.
- Een andere mogelijkheid tot informatiedeling is het organiseren van een e-learning voor contractoren, waarbij u bijvoorbeeld de poortinstructie en/of het werfreglement digitaal verstuurd, gevolgd door een test. Ook dit kan u organiseren en beheren in VARIO.
Fase 3: Opvolging
Tijdens de uitvoering is het van belang om contractoren op te volgen. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld aan de hand van contractoraudits, inspecties, werken met KPI’s of doelstellingen, etc. De opvolging hiervan op de werf zelf kan makkelijk via onze VARIO Mobile app die ook offline werkt.
Fase 4: Oplevering
Na beëindiging van de werken kan u een opleveringscontrole met bijhorende rapportage uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een checklist. De eindscore op de opleveringscontrole kan u als objectief meetinstrument meenemen in de eindbeoordeling van de contractor.
Heeft u interesse om het hierboven beschreven proces volledig te automatiseren? Neem gerust contact met ons op. U kan ook steeds een brochure aanvragen.